Een overvolle mailbox: we hebben er allemaal wel eens mee te maken gehad. Vooral na bijvoorbeeld een weekje vrij. Voor je het weet staan er honderden ongelezen berichten en zoek je eindeloos naar de belangrijke mails. Tijd om de boel eens grondig aan te pakken! Wij leren je hoe je snel je mailbox kunt opschonen en hoe je deze daarna netjes houdt.

Waarom zou je je mailbox opschonen?

Een volle mailbox zorgt niet alleen voor stress, maar kan ook je productiviteit flink verlagen. Belangrijke berichten verdwijnen tussen reclame, nieuwsbrieven en oude gesprekken. Bovendien raakt je opslaglimiet sneller vol, zeker bij zakelijke accounts. Regelmatig je mailbox opschonen betekent: minder tuis. sneller werken en een opgeruimd hoofd.

Werk je in een zakelijke omgeving? Dan weet je ook dat een goede administratie cruciaal is. Wil je weten hoe je administratieve rompslomp makkelijker maakt? Lees dan eens over DL Advies & Administraties: meer dan een boekhouder voor slimme tips en ondersteuning.

Stap 1: Begin met bulk verwijderen

De snelste manier om meters te maken? Begin met het verwijderen van bulk-mail. Dit kan zijn:

• Nieuwsbrieven die je toch nooit leest

• Automatische meldingen van social media

• Reclameacties van winkels

Gebruik de zoekfunctie in je mailbox om in één keer alle berichten van bepaalde afzenders te vinden. Selecteer alles en klik op verwijderen. Zo kun je binnen 10 minuten vaak al honderden e-mails schrappen. Wil je het nog beter aanpakken? Schrijf je direct uit bij de mailinglijsten die je niet leest of die niet meer relevant voor je zijn., dan komt er simpelweg minder troep binnen.

Stap 2: Archiveer oude mails

Niet alles hoeft de prullenbak in. Sommige e-mails wil je bewaren, maar hoeven niet zichtbaar in je ‘inkomend’ te blijven. De meeste mailprogramma’s hebben een archief-functie. Hiermee verplaats je oude mails naar een apart mapje. Zo blijft je inbox overzichtelijk zonder dat je belangrijke informatie kwijtraakt.

Bonus-tip: stel een automatische archiveringsregel in voor bijvoorbeeld alles ouder dan 6 maanden.

Stap 3: Gebruik slimme filters

Voorkom een rommelige inbox in de toekomst door filters in te stellen:

• Laat nieuwsbrieven direct in een aparte map binnenkomen

• Verplaats facturen automatisch naar een ‘Administratie’-map

• Stuur meldingen van sociale media rechtstreeks naar ‘Overige’

Zo komen alleen de echt belangrijke mails in je ‘inkomend’ terecht en blijft deze geordend zonder dat je dagelijks hoeft op te ruimen.

Stap 4: Maak het onderdeel van je routine

Je mailbox opschonen werkt het beste als je het regelmatig doet. Plan wekelijks een vast moment in om snel door je mailbox te gaan en op te ruimen.

Snel resultaat en rust in je hoofd

Een overvolle inbox is geen ramp, maar wachten tot je duizenden mails hebt helpt niemand. Met deze vier stappen is je mailbox opschonen een snelle klus die je voortaan onder controle houdt. Minder mails, meer overzicht en meer focus op wat belangrijk is voor jou.